Jobportrait: Reisebüroassistent:in

Aufgaben als Reisebüromitarbeiter:in

Mitarbeitende im Reisebüro haben eine Vielzahl von Aufgaben, die darauf abzielen, Kund:innen bei der Planung und Buchung ihrer Reisen zu unterstützen. Eine der zentralen Tätigkeiten ist die Beratung. Du trittst als kompetente Ansprechperson auf und hilfst mit deiner Expertise, das perfekte Reiseziel zu finden. Dabei berücksichtigst du individuelle Bedürfnisse, Vorlieben und Budgets. Du kennst dich mit verschiedenen Destinationen, Flugverbindungen, Unterkünften und Aktivitäten aus und kannst dadurch maßgeschneiderte Reisevorschläge erstellen. 

Die Buchung und komplette Organisation der Reise zählt ebenfalls zu deinen Kernaufgaben. Du bist verantwortlich für die Reservierung von Flugtickets, Hotelzimmern und anderen Reiseleistungen, wie Mietwagen oder Versicherungen. Hierbei arbeitest du mit Buchungssystemen und Online-Plattformen, um Verfügbarkeiten zu prüfen und die besten Angebote für die jeweiligen Bedürfnisse zu finden. Du behältst den Überblick über Preise, Buchungsbedingungen und eventuelle Zusatzleistungen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt deiner Arbeit als Reisebüroassistent:in ist die Kund:innenbetreuung. Du stehst deinen Kund:innen während des gesamten Reiseprozesses zur Seite. Im Zuge dessen beantwortest du Fragen, nimmst Änderungswünsche entgegen und unterstützt bei eventuellen Problemen während der Reise. Außerdem kümmerst du dich um notwendige Änderungen oder Stornierungen von Buchungen und bearbeitest Rückzahlungen. Oberstes Ziel ist eine hohe Kund:innenzufriedenheit zu gewährleisten und sicherzustellen, dass deren Urlaub zu einem unbeschwerten Erlebnis wird. 

Darüber hinaus gehört es zu deinen Aufgaben, dich kontinuierlich über neue Reisetrends, Destinationen und Angebote auf dem Laufenden zu halten. Die Reisebranche ist ständig im Wandel. Daher ist es wichtig, über aktuelle Entwicklungen Bescheid zu wissen. Dieses Wissen eignest du dir unter anderem bei sogenannten Agent Tours an. Dabei handelt es sich um Geschäftsreisen, die von Reiseveranstaltern oder Hotelketten organisiert werden. Hotelbesichtigungen und das Erkunden der Urlaubsregion stehen im Fokus. Aufgrund der Erfahrungen vor Ort kannst du als Reiseprofi die besten Empfehlungen an deine Kund:innen abgeben und diese authentisch beraten.

Das erwartet dich:

• Verkauf von Reisedienstleistungen
• Kund:innenberatung und -betreuung (persönlich, telefonisch und via Email)
• Erstellung und Kalkulation individueller Angebote
• Bearbeiten von Kundenanfragen und etwaigen Beschwerden
• Geschäftsreisen (Hotelbesichtigungen, etc.) 
• allfällige Büroarbeiten

Persönliche Voraussetzungen für die Arbeit im Reisebüro

Neben der Leidenschaft für Reisen sollte ein:e Reisebüroassistent:in außerdem über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten verfügen. Du bist täglich im Austausch mit Kund:innen, Kolleg:innen und Reiseanbietern. Eine klare und verständliche Kommunikation ist essenziell, um Kund:innenanliegen zu verstehen und adäquate Lösungen anzubieten. Ein gewisses Verkaufstalent ist von Vorteil, um im Beratungsprozess von bestimmten Reisepaketen, Upgrades oder Zusatzleistungen zu überzeugen. Die Arbeit im Reisebüro erfordert auch den Umgang mit verschiedenen IT-Systemen und Buchungsplattformen. Ein gutes technisches Verständnis ist daher Voraussetzung, um Buchungen effizient abzuwickeln und Daten sicher zu verwalten.

Das solltest du mitbringen:

• kommunikative Fähigkeiten
• freundliches Auftreten
• Freude am Umgang mit Menschen
• Interesse und Leidenschaft für Reisen
• Verkaufstalent von Vorteil
• technisches Verständnis

Wie werde ich Reisebüromitarbeiter:in?

Um eine Ausbildung zum/zur Reisebüroassistent:in zu absolvieren, gibt es verschiedene Wege. Eine Möglichkeit ist ein dualer Lehrgang, bei dem theoretischer Unterricht mit praktischer Arbeit im Reisebüro kombiniert wird. Der überwiegende Teil erfolgt im Betrieb und knapp 20% der Ausbildung drückst du als Lehrling die Schulbank. In der Berufsschule wird das Allgemeinwissen vertieft und theoretisches Hintergrundwissen für deinen Job als Reisebüromitarbeiter:in vermittelt. Unter anderem zählen dazu die Organisation und Abwicklung von Reisedienstleistungen sowie die Angebotskalkulation. Mit erfolgreicher Lehrabschlussprüfung sind Absolvent:innen berechtigt, die Berufsbezeichnung "Reisebüroassistent:in" zu tragen. Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre und startet mit einem Bruttomonatsgehalt von 700 Euro im 1. Lehrjahr. Alternativ dazu kann eine Fremdenverkehrs- und Tourismusschule absolviert werden.

Die andere Möglichkeit ist die Ausbildung bzw. Umschulung an einem Institut für Erwachsenenbildung. Dort werden die grundlegenden Inhalte in verschiedenen Modulen behandelt. 

Letztendlich ist aber die richtige Kombination aus Fachwissen, Kundenorientierung und organisatorischen Fähigkeiten entscheidend, ob du als Reisebüromitarbeiter:in überzeugst. Das ist auch der Grund, warum immer mehr Quereinsteiger:innen den Weg ins Reisebüro finden. Speziell abgestimmte Schulungen machen auch Branchenfremde schnell fit für den Counter im Reisebüro. 

Aufstiegschancen und Karriereleiter

Mitarbeiter:innen im Reisebüro bieten sich auch Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und Spezialisierung. Du kannst dich beispielsweise auf bestimmte Reiseziele oder Reisearten spezialisieren, wie Kreuzfahrten, Fernreisen oder Städtereisen, und so dein Fachwissen vertiefen. Je besser dein Verkaufstalent und deine Expertise, desto mehr profitierst du auch von attraktiven Prämienmodellen.

Zudem besteht die Möglichkeit, in eine höhere Position, wie zur Filialleitung, aufzusteigen. Dies beinhaltet die Leitung, Führung und Unterstützung des Teams in allen Verkaufstätigkeiten sowie die Dienst- und Urlaubsplanerstellung. Zudem trägst du aktiv zur Gestaltung eines guten Arbeitsklimas bei und trägst auch die Verantwortung für Personal- und Umsatz. Ebenso fällt in die Rolle der Filialleitung die Weitergabe von Informationen an das Team.

Das solltest du für die Position als Filialleitung mitbringen:

• Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Belastbarkeit
• Teamfähigkeit und Empathie
• Kenntnisse über Verkaufsstrategien, Informationsmedien und rechtliche Grundlagen
• gute Fremdsprachenkenntnisse
• Bereitschaft für laufende Weiterbildung (Mitarbeiterführung, Budgetierung, Beratung,...)
• wirtschaftliches Denken und kaufmännische Begabung
• selbstsicheres und gepflegtes Auftreten
• mehrjährige Unternehmenserfahrung